Une nouvelle plateforme
d'échange en entreprise

Microsoft 365 chez Keran

Avec ses 4 sociétés, le groupe Keran rassemble près de 550 collaborateurs en France et dans le monde. Conscient de l’importance de la communication et des échanges entre ses membres, le groupe a souhaité faire une transition vers un nouvel outil : la suite Microsoft Office 365 et notamment le Microsoft Teams.
Cet important changement a nécessité l’intervention de nombreux acteurs, de plusieurs semaines de travail et d’accompagnement, ainsi qu’une communication pédagogique pour former les collaborateurs à leurs nouveaux moyens d’échanges.

Les objectifs

Chez Keran, l’accompagnement des collaborateurs est une priorité. Pour cette raison, l’intégration d’un nouvel outil de communication devait être facilement pris en main et utile pour ses utilisateurs.
C’est avec une approche pédagogue et ludique que le groupe a demandé à des volontaires de devenir ambassadeur de ce projet au sein de leur équipe, pour aider et conseiller leurs collègues.
Pour cela, des supports doivent être développés pour leur permettre de fournir des réponses simples et rapides.

La mascotte

Rapidement, l’idée d’une mascotte pour accompagner cette transition fut adoptée. Elle serait une sorte de “fil rouge” de cet événement et permettrait aux collaborateurs de reconnaître facilement une communication à ce sujet dans leur boite mail.

L’idée d’une chouette vient assez vite sur le carnet de croquis. Symbole du savoir, elle est couramment utilisée pour représenter l’éducation et l’accompagnement, l’image adéquate pour le projet en question.

Un design épuré ainsi que l’utilisation de couleurs modernes et propres au digital lui donnent une attitude sympathique. Une palette d’expressions a été développée pour l’adapter aux situations : joyeuse pour informer les collaborateurs sur l’avancée de la migration vers le nouvel outil, parfois étourdie quand un problème survient, ou encore malicieuse quand elle est accompagnée de précieux conseils.

L'idée du papertoy

La volonté que chaque collaborateur puisse facilement identifier les ambassadeurs en passant dans les bureaux était également une priorité. Pour cela, une signalétique indiquant l’emplacement des ambassadeurs ou l’utilisation d’une figurine qui allait trôner sur les bureaux était la solution.

Après des échanges sur l’achat de figurine en bois représentant une chouette, l’idée du papertoy plu immédiatement ! Imprimée avec les ressources internes sur 
papier recyclé puis distribuée aux ambassadeurs, cette figurine peut être construite facilement à partir du patron et des conseils de montage. Une construction ludique que le collaborateur pouvait partager avec ses enfants avant de ramener sa petite chouette sur son bureau.

papertoy-4

Les supports

Ensuite, il ne manquait plus qu’à réaliser les différents dépliants qui allaient répondre aux questions des collaborateurs sur la transition vers leur nouvel outil : date de migration vers le nouvel outil, comment trouver facilement une information, les nouvelles fonctionnalités, etc.

Sur la base des couleurs et de la simplicité de la mascotte, les dépliants reprennent de nombreuses captures d’écran pour guider pas à pas le nouvel utilisateur.

Des versions en ligne sont également à disposition des collaborateurs.

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